Comment établir un budget pour l’événementiel

En tant que planificateur d’événements, il est essentiel de respecter le budget de votre client. Et pour ce faire, vous avez besoin d’un budget détaillé de l’événement sur lequel vous et votre client vous vous entendrez. Que vous soyez un professionnel chevronné ou un novice, tenir un budget pour l’événementiel vous aidera à rester organisé et préparé à toute demande de renseignements de la part de vos clients, tout en vous évitant de dépasser votre budget.

Les aspects importants dans l’élaboration d’un budget événementiel

Pour un événement de base, tel qu’un séminaire ou un dîner, Excel ou d’autres tableurs peuvent être utiles. Énumérez les quatre catégories suivantes en haut de la page : articles, dépenses prévues, dépenses réelles, détails. À partir de là, vous n’avez qu’à remplir la feuille de calcul et à la gérer comme n’importe quelle autre partie de votre entreprise.

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  Suivez les coûts de location du site. 
  
  Lorsque vous planifiez l’événement et que vous rencontrez le directeur des ventes de votre établissement, faites le suivi de tous les frais de location prévus pour l’événement et l’espace de réception, l’entretien ménager, la manutention des bagages et les dépenses connexes.
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  Estimez les coûts de restauration. 
  
  Cela comprend tous les frais de nourriture et de boisson, y compris les gratifications et les pourboires, qui peuvent représenter jusqu’à 30 pour cent. Les budgets de restauration peuvent gonfler ou rétrécir. Et les gérer avec soin est une bonne idée, car ils peuvent être une excellente source d’économies.
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  Évaluez les frais de transport. 
  
  Cela comprend les navettes, les autocars, les transferts d’événements et toutes les dépenses connexes. N’oubliez pas les assurances, le carburant, les péages ou les remorques si nécessaire.
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  Ajoutez les dépenses de décoration. 
  
  La plupart des événements comprennent les dépenses de décoration, comme les centres de table, les fleurs, la location de tentes, etc. C’est ici que vous dressez la liste de ces coûts.
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  Documentez les frais de divertissement et d’équipement. 
  
  Les dépenses courantes dans cette catégorie comprennent l’équipement audiovisuel, mais c’est aussi un bon endroit pour inscrire les honoraires des conférenciers ou si vous embauchez des animateurs.
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  Résumez les frais d’impression. 
  
  En fait, plusieurs petits postes de dépenses se combinent pour former un poste de dépenses plus important. Il s’agit notamment d’invitations, d’insignes nominatifs, de livrets de programme, d’affiches d’événements et de bannières.
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  Créez un poste individuel pour les cadeaux. 
  
  Un conseil courant est de ne jamais permettre à un invité de partir les mains vides. Ainsi, quel que soit le ou les cadeaux que vous offrez, faites le suivi du coût de ces articles séparément, vous seriez surpris de voir combien ils peuvent coûter.
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  Déterminez les dépenses liées aux activités. 
  
  Si votre événement comprend des activités comme le golf, le tennis, le spa, le rafting, le vélo ou d’autres activités, vous devrez noter le coût de ces frais séparément. Songez à résumer le coût total dans votre tableur et à joindre une ventilation.
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  Comptabilisez les autres dépenses. 
  
  Si une dépense n’entre dans aucune des catégories ci-dessus, inscrivez-la comme dépense diverse ici.
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  Offrez-vous une catégorie de fonds de prévoyance. 
  
  Selon la taille ou la complexité d’un événement, vous devrez peut-être vous donner jusqu’à 20 % du budget de l’événement. Malgré la meilleure planification, les frais vont dépasser les plans projetés avec des dépenses que vous oubliez de prendre en compte. Cela vous évitera de dépasser votre budget à chaque fois.
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  Résumez les dépenses prévues. 
  
  Au fur et à mesure que vous construisez votre programme d’événement, vous aurez une bonne projection des dépenses totales. C’est l’information que vous partagerez avec le client de l’événement pour vous assurer qu’il est au courant du budget de l’événement afin qu’il n’y ait pas de surprises plus tard.
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  Résumez les dépenses réelles. 
  
  Cela se produit après la fin de l’événement. Faites le total partiel des factures dans les 10 catégories ci-dessus et documentez le budget réel. Si la situation est extrêmement favorable, identifiez les économies réalisées par rapport au budget prévu en démontrant la valeur que vous avez apportée à ce rôle.